Wie Sie die Geschäftsziele Ihres KMU mit einer Digitalisierungsstrategie in Einklang bringen

Warum Digitalisierung für KMU unverzichtbar ist

Die Digitalisierung ist nicht nur eine technologische Entwicklung – sie ist ein strategischer Hebel, der die Wettbewerbsfähigkeit kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU) langfristig sichert. Sie verändert Prozesse, Geschäftsmodelle und Kundenbeziehungen grundlegend und bietet enorme Chancen für Wachstum und Effizienz. Doch warum ist die Digitalisierung gerade für KMU unverzichtbar?

1. Verändertes Kundenverhalten
   Kunden sind heute besser informiert und anspruchsvoller als je zuvor. 73 % der Verbraucher erwarten von Unternehmen digitale Angebote, sei es für die Information, den Kaufprozess oder den Kundenservice (Bitkom, 2023). Sie vergleichen online, erwarten schnelle Antworten und nahtlose Interaktionen. KMU, die hier nicht mitziehen, riskieren, Kunden an agilere Wettbewerber zu verlieren.
2. Neue Wettbewerber und Marktstrukturen
   Digitale Plattformen und Start-ups setzen traditionelle Geschäftsmodelle unter Druck. Branchenriesen wie Amazon oder disruptive Akteure wie Airbnb haben gezeigt, wie technologische Innovation Märkte umkrempelt. KMU sind besonders anfällig, da sie oft begrenzte Ressourcen haben und weniger schnell reagieren können.
3. Effizientere Prozesse und Kostensenkungen
   Digitale Technologien bieten KMU die Möglichkeit, Prozesse schlanker, schneller und fehlerfreier zu gestalten. Automatisierung kann Routineaufgaben übernehmen, Cloud-Lösungen erleichtern die Zusammenarbeit, und Datenanalysen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
   Eine Studie des Fraunhofer IAO (2023) zeigt, dass Unternehmen durch Automatisierung ihre Betriebskosten um bis zu 30 % senken können. Diese Einsparungen können direkt in Wachstum oder Innovation reinvestiert werden – ein entscheidender Vorteil, insbesondere für KMU mit begrenzten Budgets.
4. Anpassung an den digitalen Wandel
   Die Digitalisierung ist keine Option mehr, sondern ein Muss. Der Markt wandelt sich schneller denn je, und wer nicht rechtzeitig handelt, verliert. Doch Digitalisierung bedeutet nicht, blind jeder technischen Neuerung hinterherzulaufen. Es geht darum, gezielt Lösungen zu wählen, die messbaren Mehrwert schaffen und direkt auf Ihre Unternehmensziele einzahlen.
   
   

Was bedeutet es, Geschäftsziele mit Digitalisierung zu verknüpfen?

Die Digitalisierung ist kein Selbstzweck – sie ist ein strategisches Instrument, um Ihre unternehmerischen Ziele effizienter und effektiver zu erreichen. Doch was genau bedeutet das? Es geht darum, digitale Technologien nicht isoliert oder nach dem Prinzip „alles was neu ist, muss besser sein“ einzuführen, sondern sie gezielt mit Ihren spezifischen Geschäftszielen zu verknüpfen.

Das bedeutet: Digitalisierung sollte immer auf ein klares Ziel einzahlen – sei es die Umsatzsteigerung, die Kostenreduktion, die Optimierung der Kundenerfahrung oder die Erschliessung neuer Märkte. Dabei geht es weniger um die Technologie selbst, sondern darum, wie sie eingesetzt wird, um langfristig einen Mehrwert zu schaffen.

Konkret heisst das:

1. Effizienzsteigerung durch Prozessdigitalisierung
   Statt analoge oder fehleranfällige Abläufe zu erhalten, können digitale Lösungen Prozesse beschleunigen, automatisieren und transparenter machen. Ein Beispiel: Automatisierte Rechnungsprozesse sparen nicht nur Zeit, sondern reduzieren auch Fehler und schaffen Kapazitäten für strategischere Aufgaben.
2. Daten als strategische Ressource nutzen
   Digitale Technologien ermöglichen es Ihnen, Daten zu sammeln, auszuwerten und auf deren Grundlage fundierte Entscheidungen zu treffen. Etwa: Welche Produkte verkaufen sich in welchen Märkten am besten? Oder: Wo gibt es Engpässe in der Lieferkette? Daten werden so zu einem Werkzeug, das direkt auf Ihre Unternehmensziele einzahlt.
3. Kundenerwartungen besser verstehen und erfüllen
   Digitale Technologien bieten die Möglichkeit, Kundenbedürfnisse in Echtzeit zu erkennen und passgenau darauf zu reagieren. Ein CRM-System kann Ihnen beispielsweise helfen, individuelle Vorlieben Ihrer Kunden zu identifizieren und gezielte Angebote zu erstellen – eine Massnahme, die nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern auch die Loyalität steigert.
4. Wettbewerbsvorteile durch Innovationen sichern
   Digitalisierungsprojekte, die eng mit Ihren Zielen verknüpft sind, können Ihr Unternehmen auch dabei unterstützen, sich in einem hart umkämpften Markt abzuheben. Das kann die Einführung eines neuen digitalen Services sein, der Ihre Kunden begeistert, oder eine Plattform, die eine neue Zielgruppe erschliesst.

Unsere 6 Schritte für den Erfolg - Ihre Geschäftsziele glasklar definieren

Der erste Schritt auf dem Weg zu einer erfolgreichen Digitalisierung ist die klare Definition Ihrer unternehmerischen Ziele. Nur wenn diese Ziele präzise festgelegt sind, können digitale Massnahmen gezielt darauf ausgerichtet werden, einen echten Mehrwert zu schaffen. Der Fokus sollte dabei immer darauf liegen, was Sie mit der Digitalisierung erreichen wollen – und nicht, welche Technologien gerade im Trend liegen.

Welche Fragen sollten Sie sich stellen?

1. Was ist Ihre Unternehmensvision für die nächsten drei bis fünf Jahre?
   • Möchten Sie wachsen, neue Märkte erschliessen oder sich stärker auf bestehende Kernbereiche fokussieren?
2. Welche konkreten Ziele verfolgen Sie?
   • Geht es um Umsatzsteigerung, Kostensenkung, höhere Kundenzufriedenheit oder Effizienzgewinne?
3. Welche Herausforderungen stehen Ihnen im Weg?
   • Haben Sie mit Fachkräftemangel, steigenden Betriebskosten oder Wettbewerbsdruck zu kämpfen?

Warum ist die Zieldefinition so wichtig?

Eine klare Zieldefinition dient als Kompass für Ihre Digitalisierungsstrategie. Ohne diesen Fokus laufen Projekte Gefahr, ins Leere zu laufen oder Ressourcen unnötig zu binden.

Laut einer Studie des Harvard Business Review (2023) scheitern 70 % der Digitalisierungsinitiativen, weil sie nicht klar mit den Unternehmenszielen verknüpft sind. Das zeigt, wie entscheidend es ist, von Anfang an Prioritäten zu setzen.

Praktische Tipps zur Zieldefinition

• Binden Sie alle relevanten Stakeholder ein: Führen Sie Gespräche mit Abteilungsleitern und Mitarbeitenden, um ein umfassendes Bild von den Bedürfnissen und Erwartungen im Unternehmen zu erhalten.
• Dokumentieren Sie Ihre Ziele: Halten Sie alle Ziele schriftlich fest, damit diese jederzeit überprüfbar sind.
• Machen Sie Ziele messbar: Verwenden Sie die SMART-Methode (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, terminiert), um sicherzustellen, dass die Ziele klar und realistisch sind.

Den Status quo ermitteln: Wo steht Ihr KMU heute?

Bevor Sie in die Digitalisierung neuer Services oder Geschäftsmodelle investieren, sollten Sie genau wissen, wo Ihr Unternehmen aktuell steht. Eine klare Bestandsaufnahme ist der Schlüssel, um gezielt Schwachstellen zu identifizieren und Ressourcen effektiv einzusetzen. Ohne dieses Fundament riskieren Sie, an den falschen Stellen anzusetzen oder Potenziale zu übersehen.

Wichtige Analysebereiche

1. Technische Infrastruktur
   Ihre technischen Systeme sind das Rückgrat Ihrer Digitalisierung. Fragen Sie sich:
   1. Sind unsere IT-Systeme stabil, sicher und skalierbar?
   2. Haben wir bereits Cloud-Lösungen im Einsatz, die Flexibilität und Effizienz erhöhen?
   3. Verfügen wir über Schnittstellen, die einen nahtlosen Datenaustausch ermöglichen
2. Prozessanalyse
   Ihre Abläufe sind der Motor Ihres Unternehmens. Analysieren Sie:
   1. Welche Prozesse sind zeitaufwendig oder fehleranfällig?
   2. Gibt es Medienbrüche, z. B. wenn Daten manuell zwischen Systemen übertragen werden?
   3. Welche Aufgaben könnten durch Automatisierung effizienter gestaltet werden?
3. Mitarbeiter-Kompetenzen
   Ihre Mitarbeitenden sind entscheidend für den Erfolg der Digitalisierung. Überprüfen Sie:
   1. Haben unsere Teams das nötige Know-how, um digitale Tools effektiv zu nutzen?
   2. Besteht Bedarf an Schulungen oder Weiterbildungen, insbesondere für den Umgang mit neuen Technologien?
   3. Wie hoch ist die Akzeptanz gegenüber Veränderungen in der Organisation
4. Kundenperspektive
   Ihre Kunden sind der Dreh- und Angelpunkt Ihrer Digitalisierung. Fragen Sie sich:
   1. Nutzen wir digitale Kanäle wie E-Commerce, Social Media oder CRM-Systeme optimal?
   2. Gibt es Schwachstellen in der Kundeninteraktion, z. B. lange Reaktionszeiten im Service?
   3. Wie zufrieden sind unsere Kunden mit unseren digitalen Angeboten?

Die Digitalisierungsstrategie entwickeln

Nachdem Sie Ihre Ziele definiert und den Status quo analysiert haben, folgt der Kernprozess: die Entwicklung einer individuellen Digitalisierungsstrategie. Hierbei geht es darum, Ihre unternehmerischen Prioritäten mit den Möglichkeiten der Digitalisierung zu verknüpfen und gezielt Massnahmen zu entwickeln, die Ihre Ziele effektiv unterstützen.

Wichtige Aspekte Ihrer Strategie:

1. Kundenzentrierung
   Die Digitalisierung sollte Ihre Kunden ins Zentrum stellen.
   • Welche Bedürfnisse haben Ihre Kunden, und wie können digitale Lösungen diese erfüllen
   • Welche Kanäle und Plattformen sind für Ihre Zielgruppe relevant?
   • Wie können Sie durch Personalisierung und innovative Ansätze die Kundenerfahrung verbessern?
2. Value-Propositions und digitale Geschäftsmodelle
   Nutzen Sie die Digitalisierung, um Ihr Wertversprechen zu stärken oder neue Geschäftsmodelle zu entwickeln.
   • Wie können Sie sich durch digitale Angebote vom Wettbewerb abheben?
   • Welche neuen Erlösmodelle wie Abonnements oder Plattformen könnten für Ihr Unternehmen sinnvoll sein?
   • Welche zusätzlichen Mehrwerte können digitale Produkte oder Dienstleistungen bieten?
3. Datenmanagement und IT-Architektur
   Ein solides Datenmanagement und eine skalierbare IT-Architektur bilden die Grundlage für erfolgreiche Digitalisierungsmassnahmen. 
   Wichtig ist:
   • Daten gezielt zu erfassen, zu speichern und für fundierte Entscheidungen zu nutzen.
   • IT-Systeme so zu gestalten, dass sie flexibel und sicher sind und gleichzeitig den Datenschutzanforderungen entsprechen.
   • Technologien wie KI oder Automatisierung zu integrieren, um Prozesse zu optimieren und Daten effektiv einzusetzen.
4. Kulturwandel und Change-Management
   Die Digitalisierung erfordert nicht nur technologische Anpassungen, sondern auch eine Veränderung der Unternehmenskultur. Dabei gilt es:
   • Offenheit für Veränderungen und Innovation zu fördern.
   • Mitarbeitende durch Schulungen und Workshops zu befähigen, neue Tools und Prozesse zu nutzen.
   • Teamübergreifende Zusammenarbeit zu stärken, um Silos aufzubrechen und digitale Projekte schneller umzusetzen
5. Projekt- und Prioritätenmanagement
   Nicht alle Massnahmen können gleichzeitig umgesetzt werden. Eine klare Priorisierung ist entscheidend:
   • Setzen Sie Projekte mit hoher Wirkung und messbarem Mehrwert an die erste Stelle.
   • Arbeiten Sie iterativ in Sprints, um frühzeitig Ergebnisse zu erzielen und flexibel auf Änderungen reagieren zu können.
   • Erstellen Sie eine Roadmap, die die Umsetzung Ihrer Strategie zeitlich und inhaltlich strukturiert.

Digitalisierung Schritt für Schritt umsetzen: Stabilität und Agilität verbinden

Die Digitalisierung muss nicht gleich Ihre gesamte IT umkrempeln. Ein schrittweiser Ansatz sorgt dafür, dass Ihr Tagesgeschäft stabil bleibt, während neue digitale Projekte flexibel und effizient getestet werden können. Mit diesem pragmatischen Modell können Sie Innovationen einführen, ohne bestehende Systeme zu gefährden.

Zwei Ansätze – eine erfolgreiche Kombination

1. Stabilität durch bestehende Systeme:
   Ihre laufenden Systeme wie Buchhaltung, Warenwirtschaft oder ERP sorgen weiterhin für reibungslose Abläufe. Diese Basis gewährleistet, dass Ihr Kerngeschäft nicht beeinträchtigt wird.
2. Agilität durch Pilotprojekte:
   Parallel arbeiten kleine Teams in kurzen Sprints an neuen digitalen Lösungen. Dabei können Sie erste Ideen wie automatisierte Prozesse, Webanwendungen oder KI-Prototypen testen, bevor Sie diese skalieren.

Warum funktioniert dieser Ansatz?

• Flexibler Einstieg: Sie starten mit kleineren Projekten, die wenig Risiko bergen, aber schnell greifbare Ergebnisse liefern.
• Erkenntnisse in Echtzeit: Pilotprojekte geben Ihnen die Möglichkeit, Rückmeldungen und Daten direkt in die weitere Planung einfliessen zu lassen.
• Minimiertes Risiko: Ihre bestehenden Systeme bleiben unberührt, sodass der laufende Betrieb gesichert ist.

So setzen Sie den Ansatz um

• Schritt 1: Wählen Sie einen klaren Anwendungsfall:
  Starten Sie mit einem Projekt, das sofort sichtbare Verbesserungen bringt. Beispiel: Einführung eines automatisierten Kundenservice-Tools, das Reaktionszeiten reduziert.
• Schritt 2: Ressourcen richtig verteilen:
  Halten Sie Ihre IT-Abteilung auf die bestehenden Systeme fokussiert, während ein interdisziplinäres Team die Pilotprojekte übernimmt.
• Schritt 3: Ergebnisse messen:
  Nach jedem Sprint analysieren Sie, welche Massnahmen den grössten Erfolg versprechen. Das hilft Ihnen, Zeit und Budget gezielt einzusetzen.

Ein schrittweiser Ansatz, der Stabilität und Agilität kombiniert, ermöglicht eine risikoarme und zielgerichtete Digitalisierung. Mit Pilotprojekten können Sie Innovationen schnell testen, Erkenntnisse gewinnen und Ihre Strategie dynamisch anpassen – ohne den laufenden Betrieb zu gefährden.

Ihr Team als Schlüssel zur Digitalisierung

Die Digitalisierung kann nur erfolgreich sein, wenn Ihre Mitarbeitenden sie aktiv mittragen. Change-Management ist deshalb unerlässlich, um Akzeptanz zu schaffen und den Wandel nachhaltig zu gestalten.

Transparente Kommunikation

• Erklären Sie die Ziele: Zeigen Sie klar auf, wie die Digitalisierung das Unternehmen und die Mitarbeitenden voranbringt.
• Bedenken offen ansprechen: Geben Sie Raum für Fragen und sorgen Sie für ein Klima des Vertrauens.

Schulungen und Kompetenzaufbau

• Praxisnahe Weiterbildung: Schulen Sie Ihr Team gezielt für neue Tools und Prozesse, z. B. in IT-Sicherheit oder Datenanalyse.
• Digitale Fähigkeiten fördern: Ermöglichen Sie Mitarbeitenden, ihre digitalen Kompetenzen kontinuierlich zu erweitern.

Begleitung und Feedback

• Regelmässiger Austausch: Nutzen Sie Meetings, um Erfolge zu feiern, Probleme anzusprechen und Lösungen zu erarbeiten.
• Mitarbeiterideen fördern: Binden Sie das Team aktiv ein und schaffen Sie Anreize für innovative Vorschläge.

Ohne die aktive Unterstützung Ihrer Mitarbeitenden bleibt jede Digitalisierungsstrategie unvollständig. Mit transparenter Kommunikation, gezielter Weiterbildung und kontinuierlicher Einbindung schaffen Sie eine solide Basis für nachhaltigen Erfolg.

Agil bleiben: Fortlaufend messen und nachjustieren

Eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie ist kein starrer Plan, sondern eine dynamische Roadmap, die regelmässig überprüft und an aktuelle Entwicklungen angepasst werden muss. Agilität und kontinuierliche Optimierung sind entscheidend, um langfristig erfolgreich zu sein.

Key Performance Indicators (KPIs) im Fokus

Die Überprüfung Ihrer Fortschritte sollte sich an klar definierten Zielen orientieren. Wichtige KPIs könnten sein:

• Kundenzufriedenheit: Hat die Digitalisierung dazu beigetragen, die Erwartungen Ihrer Kunden besser zu erfüllen?
• Prozesseffizienz: Wie viel Zeit und Kosten sparen automatisierte Abläufe im Vergleich zu vorher?
• Digitaler Umsatzanteil: Wie stark hat sich der Umsatz durch neue digitale Kanäle oder Services verändert?

Machen Sie KPIs zu einem festen Bestandteil Ihrer Strategieüberwachung und passen Sie sie bei Bedarf an neue Prioritäten an.

Regelmässige Reviews für kontinuierliche Verbesserung

Laden Sie alle relevanten Stakeholder – von Führungskräften bis hin zu Teammitgliedern – zu regelmässigen Feedback-Runden ein. Fragen Sie:

• Was funktioniert gut? Identifizieren Sie Massnahmen, die besonders erfolgreich sind, und skalieren Sie sie weiter.
• Wo gibt es Engpässe? Untersuchen Sie Herausforderungen und entwickeln Sie Lösungen gemeinsam mit Ihrem Team.
• Welche neuen Chancen gibt es? Nutzen Sie die Gelegenheit, neue Ideen und Technologien zu diskutieren, die Ihre Strategie verbessern könnten.

Technologien im Blick behalten

Die technologische Landschaft entwickelt sich rasant weiter. Prüfen Sie regelmässig, ob Innovationen wie künstliche Intelligenz, Automatisierung oder neue Plattformen Ihre Ziele noch besser unterstützen können.

• Cloud-Services: Bieten sie zusätzliche Flexibilität und Skalierbarkeit?
• Künstliche Intelligenz: Könnten automatisierte Datenanalysen oder intelligente Assistenzsysteme Ihre Prozesse optimieren?
• Branchenlösungen: Gibt es neue spezialisierte Technologien, die speziell für Ihre Branche entwickelt wurden?

Ihre Digitalisierungsstrategie ist nur dann erfolgreich, wenn Sie flexibel bleiben und Fortschritte kontinuierlich hinterfragen. Mit klar definierten KPIs, regelmässigen Reviews und einem Blick auf neue Technologien können Sie Ihre Strategie stetig verbessern und auf Veränderungen im Markt reagieren. Denken Sie daran: Agilität ist keine Option – sie ist eine Notwendigkeit, um langfristig erfolgreich zu sein.

Fazit